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Could you confirm receipt, a cobrança que não soa cobrança
Com confirm receipt e um prazo, o cliente avisa que recebeu a fatura e ninguém se sente pressionado.
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A fatura que esperava o aceite do cliente
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Na sala do financeiro da Metalúrgica Serra Alta, em Joinville, o analista Rafael Costa leu a mensagem que tinha redigido para a cliente inglesa e perguntou à colega: “Did you receive the invoice or not? Está bom assim?” A analista financeira Fernanda Ribeiro, dona da conta, pediu que ele não enviasse nada antes de ela olhar.
A fatura era de US$ 48.300, referente a 1.200 flanges de aço inox embarcadas para a Brightline Tools, distribuidora de ferramentas em Manchester. Tinha saído por email oito dias antes, endereçada a Karen Whitfield, responsável pelo contas a pagar da Brightline. Até aquela terça, nenhuma resposta.
O silêncio preocupava por um motivo prático. A Brightline paga fornecedores numa rodada semanal, a payment run (lote de pagamentos), que fecha toda sexta. Fatura que não está no sistema até sexta fica para a semana seguinte, e o caixa da Serra Alta contava com aquele dinheiro para a folha.
A frase de Rafael estava correta na gramática e áspera no tom. O “or not” (ou não) no final soa como cobrança impaciente, quase uma acusação de descaso, e Karen nem sabia que havia um prazo em jogo.
Fernanda apagou o rascunho e escreveu: “Hi Karen, could you confirm receipt of the invoice by Friday? That way we can make sure it's included in your next payment run.” (Oi, Karen, você poderia confirmar o recebimento da fatura até sexta? Assim garantimos que ela entre no seu próximo lote de pagamentos.)
Karen respondeu na quarta de manhã. A fatura tinha chegado, mas estava parada porque faltava o número do purchase order (ordem de compra), sem o qual o sistema dela não aprovava nada. Fernanda reenviou o documento com o número no cabeçalho, e o pagamento saiu na rodada de sexta, dentro do mês.
A pergunta de Fernanda fez um serviço a mais: trouxe à tona o defeito da fatura com dois dias de folga, e não depois do prazo.
Adiante, as peças da frase de Fernanda e as variações para cada situação, a palavra inglesa que o brasileiro usa para dizer retirar e que significa aposentado, e o jeito como o noticiário em inglês escreve sobre produto tirado do mercado.
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I A EXPRESSÃO
Pedir o aceite com prazo e motivo |
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A frase de Fernanda tem três peças. Could you (você poderia) faz o pedido em forma de pergunta educada. Confirm receipt of the invoice (confirmar o recebimento da fatura) diz exatamente o que se espera. By Friday (até sexta) dá o prazo, e a segunda frase explica por que o prazo existe.
Receipt tem duas leituras
No inglês de escritório, receipt quer dizer recebimento, o ato de receber, e também recibo, o papel que comprova uma compra. Em confirm receipt, vale o primeiro sentido. O p não se pronuncia: a palavra soa como “ri-SÍT”, e muita gente trava na reunião por ler a letra muda.
O by que marca o limite
By Friday significa até sexta, no máximo sexta. Não confundir com until Friday (até sexta, de forma contínua), que descreve algo que dura o período inteiro: the office is closed until Friday (o escritório fica fechado até sexta). Para prazo de entrega ou resposta, o inglês usa by.
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Pedido com prazo e motivo é informação, não pressão.
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O motivo que tira o peso
A segunda frase de Fernanda, That way we can make sure it's included in your next payment run (assim garantimos que entre no seu próximo lote de pagamentos), mostra que o prazo protege a própria Karen de um atraso. O cliente lê o pedido como cuidado com o fluxo dele.
As variações por situação
Com cliente novo ou conta formal, Could you please acknowledge receipt of the attached invoice? (poderia acusar o recebimento da fatura anexa?) soa mais solene; acknowledge receipt (acusar recebimento) é a forma de contrato e de jurídico. Com cliente antigo, Just checking this reached you (só conferindo se chegou até você) é leve e direto.
Quando o pedido vai no próprio envio, a fórmula muda de tempo verbal: Please let me know once you've received it (me avise assim que receber). Ela antecipa a confirmação e evita o segundo email.
O que não escrever
Duas construções comuns entre brasileiros soam duras em inglês. Did you receive or not? cobra, como Rafael quase mandou. I need you to confirm (preciso que você confirme) dá ordem. Trocar as duas por could you e um motivo resolve o tom sem perder a firmeza.
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II O ERRO DO BRASILEIRO
Retired é aposentado |
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Na mesma semana, Rafael escreveu à transportadora inglesa sobre as amostras de flange que estavam no armazém do porto de Felixstowe: “The samples were retired yesterday.” Ele queria dizer que as amostras tinham sido retiradas. O gerente da transportadora leu que as amostras tinham se aposentado e respondeu perguntando se haviam sido descartadas.
O falso amigo
Retired é um falso cognato (palavra parecida com uma do português e com outro sentido). Quer dizer aposentado: a retired engineer (um engenheiro aposentado), she retired last year (ela se aposentou no ano passado). Aplicado a objeto, significa tirado de uso para sempre, como a retired model (um modelo que saiu de linha). Em nenhum dos casos traduz o retirar do dia a dia.
Picked up, o retirar da logística
Para mercadoria que alguém foi buscar, o inglês usa picked up (retirado, buscado) ou collected (recolhido): The samples were picked up yesterday (as amostras foram retiradas ontem). Na pergunta, vira When can we pick up the samples? (quando podemos retirar as amostras?). Collected aparece mais no inglês britânico e em aviso formal de transportadora.
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Retirar mercadoria é pick up; retired é aposentado.
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Withdrawn, o retirar de dinheiro e de oferta
Outro retirar pede outro verbo. Para dinheiro tirado da conta, withdraw (sacar, retirar): I withdrew the cash this morning (saquei o dinheiro hoje de manhã); o particípio é withdrawn. O mesmo verbo serve para proposta que deixa de valer: We have withdrawn the offer (retiramos a proposta).
Remove e take out, o retirar de documento
Para tirar um item de lista, contrato ou planilha, o verbo é remove (remover) ou take out (tirar): Please remove the second line from the invoice (por favor, retire a segunda linha da fatura). Um email que diz the clause was retired soa estranho; o certo é the clause was removed.
Como Rafael corrigiu
Rafael mandou uma segunda mensagem com Sorry for the confusion, the samples were picked up by our driver yesterday (desculpe a confusão, as amostras foram retiradas pelo nosso motorista ontem). Desde então, antes de usar retired, ele se pergunta se alguém parou de trabalhar. Se a resposta é não, a palavra é outra.
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