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ED 037

Expense report, a frase que devolve o gasto da viagem

I'd like to submit my expense report cobra a viagem a trabalho, e refund é devolução de compra, nunca a despesa que a empresa paga de volta.

Pilha de comprovantes presa por um clipe ao lado do cartão de embarque e do formulário de despesas em branco.

Os comprovantes da viagem sobre o formulário

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Renata Salgado voltou de quatro dias em Chicago com trinta e um comprovantes amassados na mochila, sentou na mesa do financeiro da Bergamo Têxtil, em Blumenau, abriu a chamada com a matriz e disse: I'd like to submit my expense report for the Chicago trip. O dinheiro entrou na conta dela onze dias depois, sem nenhuma pergunta de volta.

A frase carrega três peças. To submit é entregar um documento para análise, e não guarda nada de submissão no sentido de se curvar. An expense report é o relatório de despesas, a planilha com data, valor e comprovante de cada gasto da viagem. The Chicago trip, a viagem a Chicago, nomeia o evento que gerou a conta, e quem recebe já sabe qual orçamento vai pagar.

A despesa de viagem a trabalho corre por um caminho fechado em empresa de qualquer porte. Você paga do próprio bolso ou do cartão corporativo, guarda cada comprovante, monta o relatório, um gestor aprova, o financeiro devolve o valor na folha ou por transferência. Cada etapa tem verbo próprio em inglês, e verbo trocado trava a etapa inteira.

O brasileiro costuma tropeçar na palavra central. Ele pede a refund, e a refund é a devolução de uma compra: você comprou, desistiu, a loja devolve a quantia paga por você. A despesa que a empresa paga de volta ao funcionário chama reimbursement, reembolso. Pedir refund ao financeiro da matriz soa como quem quer devolver a viagem para a empresa que a vendeu.

O preço da palavra errada aparece na fila de aprovação. Relatório com termo estranho para o analista volta com pergunta, pergunta atravessa fuso horário, e uma dúvida de dez segundos vira dois dias de espera. Quando o ciclo de pagamento fecha na sexta, perder a fila significa esperar o próximo fechamento.

Vale montar a frase que entrega o relatório sem abrir discussão, desarmar a troca entre refund e reimbursement, e recolher o vocabulário de comprovante, diária e política de viagem que a imprensa de negócios usa quando conta gasto de empresa.

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I A EXPRESSÃO

Submit my expense report entrega a conta pronta

To submit an expense report é entregar o relatório de despesas para aprovação. O verbo to submit vale para todo documento que entra numa fila de análise: to submit an invoice, enviar a nota fiscal, to submit a request, enviar uma solicitação. A fórmula educada e neutra do trabalho é I'd like to submit, eu gostaria de enviar.

A frase completa nomeia quatro coisas: o documento, a viagem, o período e o valor. I'd like to submit my expense report for the Chicago trip, September 8 to 11, totaling 1,240 dollars. Eu gostaria de enviar meu relatório de despesas da viagem a Chicago, de 8 a 11 de setembro, num valor de 1.240 dólares. Quem recebe abre a planilha já sabendo o que conferir.

As três formas de dizer a mesma entrega

To file an expense report é a variante mais comum nos Estados Unidos, e to file aqui é protocolar, dar entrada: I filed my expenses yesterday, dei entrada nas minhas despesas ontem. To claim expenses é reivindicar o ressarcimento, verbo britânico e mais direto: I need to claim my travel expenses, preciso reivindicar minhas despesas de viagem. To expense something virou verbo no escritório americano: I expensed the taxi, lancei o táxi como despesa da empresa.

A cobrança sai do relatório e vira pergunta quando o prazo estica. Could you let me know the status of my expense report?, você poderia me informar a situação do meu relatório de despesas? A palavra status funciona sem tradução e não soa impaciente, o que importa quando o financeiro fica em outro país.

O que a planilha pede de você

A receipt é o comprovante, o cupom, a nota do restaurante. An itemized receipt é o comprovante detalhado, linha por linha, o que a maioria das políticas exige acima de um certo valor. A boarding pass é o cartão de embarque e costuma entrar como prova do voo.

O pedido do financeiro chega sempre na mesma forma. Please attach the original receipts, por favor anexe os comprovantes originais. We need an itemized receipt for the hotel, precisamos do comprovante detalhado do hotel. This charge is missing documentation, este lançamento está sem documentação.

Quando o comprovante sumiu, existe uma saída com nome próprio. A missing receipt affidavit é a declaração de comprovante perdido, um formulário em que você atesta o gasto por escrito. A frase que abre a porta é I lost the receipt, is there a form I can fill out?, perdi o comprovante, existe um formulário que eu possa preencher?

II O ERRO DO BRASILEIRO

Refund devolve compra, reimbursement devolve despesa

A refund é a devolução do dinheiro de uma compra feita por você a quem vendeu. A companhia aérea cancelou o voo e devolve a passagem: the airline issued a refund, a companhia emitiu o reembolso da passagem. O hotel cobrou duas vezes e estorna uma: I asked the hotel for a refund, pedi ao hotel a devolução.

Reimbursement é a devolução de um gasto adiantado por você em nome de outra pessoa ou da empresa. O verbo é to reimburse, ressarcir, e ele pede quem paga como sujeito: the company will reimburse you within ten business days, a empresa vai te ressarcir em até dez dias úteis. A frase do funcionário é I'd like to be reimbursed for the airport transfer, gostaria de ser ressarcido pelo traslado do aeroporto.

A diferença cabe numa pergunta: quem está devolvendo o dinheiro recebeu esse dinheiro de você? Se recebeu, como a loja e a companhia aérea, é refund. Se não recebeu, e só está cobrindo um gasto feito por você em nome dela, é reimbursement.

"Annual income twenty pounds, annual expenditure nineteen nineteen and six, result happiness."

Charles Dickens, David Copperfield, 1850.

Wilkins Micawber, o personagem que diz a linha no romance de Dickens, mede a felicidade pela distância entre o que entra e o que sai, em libras e em xelins. O relatório de despesas faz a mesma conta em escala menor, e a distância entre a coluna que você adiantou e a coluna que a empresa devolve fica aberta enquanto o documento espera. Por isso a palavra certa no cabeçalho encurta a espera.

Os falsos amigos da mesa do financeiro

To apply é candidatar-se ou solicitar formalmente, e aplicar dinheiro é to invest. I applied the money in the fund confunde quem lê; a frase que funciona é I invested the money in the fund.

A policy é a política interna, o conjunto de regras da empresa, e também a apólice de seguro. Não é polícia, que é the police. The travel policy caps hotels at 180 dollars a night, a política de viagem limita hotéis a 180 dólares a diária.

To compensate é compensar no sentido amplo, inclusive remunerar, e não substitui to reimburse no relatório. The company compensated me sugere pagamento por um dano ou pelo trabalho, e the company reimbursed me diz que o gasto voltou para a sua conta.

Expenses vive no plural quando se fala da conta da viagem, e expense no singular aparece como adjetivo: expense report, expense account, a conta de despesas que alguns cargos têm. Costs são os custos da operação e spending é o gasto agregado de uma organização, palavra que aparece em relatório de diretoria.

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III INGLÊS DE NOTÍCIA

Per diem, receipts e o inglês da conta de viagem

Per diem é a diária, o valor fixo que a empresa paga por dia de viagem sem exigir comprovante de cada refeição. A expressão vem do latim, por dia, e sobrevive intacta no inglês corporativo e na imprensa: the agency pays a 79 dollar per diem for meals, a agência paga uma diária de 79 dólares para refeições.

A stipend é uma quantia fixa e periódica, mais comum em bolsa de estudo e em auxílio mensal, e an allowance é a verba destinada a um fim: a relocation allowance, verba de mudança, a meal allowance, verba de alimentação. As três aparecem em pacote de contratação e a imprensa de negócios usa as três sem tradução.

A conta de viagem na reportagem

Travel expenses são as despesas de viagem e expense claims são os pedidos de ressarcimento, termo que a imprensa britânica consagrou ao cobrir gasto de parlamentar: the MP repaid the disputed expense claims, o deputado devolveu os pedidos de ressarcimento questionados. To repay é devolver o que se recebeu indevidamente.

To rack up expenses é acumular despesas em volume, com tom de crítica: the executive racked up 40,000 dollars in travel expenses, o executivo acumulou 40 mil dólares em despesas de viagem. To foot the bill é bancar a conta: shareholders footed the bill for the retreat, os acionistas bancaram a conta do encontro.

Expense fraud é a fraude em despesas e padding an expense report é inflar o relatório com gasto que não houve. To pad é acolchoar, e a imagem funciona: a conta ganha enchimento. An audit é a auditoria e to flag a charge é marcar um lançamento como suspeito.

As palavras da aprovação e do pagamento

To approve é aprovar e to reject é recusar. Pending approval é aguardando aprovação, o carimbo que mais aparece na tela de quem espera. To reconcile é conciliar, cruzar lançamento com comprovante, tarefa do financeiro no fim do mês.

A corporate card é o cartão corporativo e out of pocket é do próprio bolso: I paid out of pocket and got reimbursed later, paguei do meu bolso e fui ressarcido depois. A cash advance é o adiantamento em dinheiro que algumas empresas liberam antes do embarque, e to settle up é acertar as contas no fim.

Uma viagem a trabalho volta em onze dias quando o relatório chega com submit, expense report e reimbursement no lugar certo, e fica parada em fila de e-mail quando alguém escreve refund para uma despesa que a empresa nunca vendeu a você.

"Quantos gastos de viagem você deixou de cobrar em inglês porque não sabia como nomear o pedido?"

Confira antes de enviar o relatório para a matriz:

1. se a palavra do pedido é reimbursement, e não refund, quando a empresa cobre um gasto seu

2. se cada linha tem comprovante anexado, com itemized receipt onde a política exige

3. se a frase de entrega nomeia viagem, período e valor total, como for the Chicago trip, September 8 to 11